Du contrôle des coûts de projet à la garantie d'une paie précise, la maîtrise des feuilles de temps est une compétence cruciale pour les entrepreneurs généraux : un suivi précis du temps vous aidera à améliorer votre rentabilité. Cet article de blogue se penche sur les meilleures pratiques et les erreurs courantes pour aider les entrepreneurs généraux à naviguer avec finesse dans les complexités du suivi du temps.
Importance des feuilles de temps
Contrôle des coûts du projet
Un suivi précis du temps est la pierre angulaire du contrôle des coûts du projet. En enregistrant méticuleusement les heures consacrées à chaque tâche, les entrepreneurs acquièrent une compréhension granulaire des échéanciers et des coûts du projet. Cette transparence leur permet de prendre des décisions éclairées, évitant les dépassements de budget et les retards.
Lorsque vous établissez un budget, la meilleure pratique consiste à créer plusieurs catégories pour votre soumission. Chaque catégorie doit avoir un coût prévisionnel spécifique et vous comparerez ensuite les coûts réels au cours de l'exécution de votre projet. Lorsque vous suivez vos coûts réels, vous devez faire preuve de diligence et associer chaque coût à la bonne catégorie afin d'obtenir les bonnes informations.
Prenons l'exemple suivant. Imaginez que vous ayez la structure de coûts suivante, basée sur les soumissions que vous avez envoyés à votre client :
En tant qu'entrepreneur général, vous devez vous assurer que vous répartissez correctement les coûts de main-d'œuvre dans chacune des catégories afin d'évaluer l'efficacité de votre équipe pour un projet donné.
Exactitude de la paie
On ne saurait trop insister sur la corrélation directe entre les feuilles de temps et l'exactitude de la paie. Des relevés de temps précis garantissent que les employés sont rémunérés correctement, ce qui favorise la confiance et la satisfaction au sein du personnel. De plus, une paie précise contribue à la santé financière de l'entreprise, réduisant les risques de non-conformité et les litiges potentiels.
Nous vous conseillons d'utiliser des fournisseurs de services de paie standard tels que Wagepoint au Canada, Gusto ou Rippling aux États-Unis.
Meilleures pratiques pour les feuilles de temps
Solutions numériques
Adoptez la puissance des outils numériques, tels que notre logiciel de gestion de la construction Billdr PRO, pour révolutionner le suivi du temps. Les solutions numériques améliorent non seulement la précision, mais rationalisent également l'ensemble du processus, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources précieuses.
Nous avons également mis à votre disposition un simple tableur Excel pour plus de commodité.
Procédures d'enregistrement et de départ
Mettre en place des procédures d'enregistrement des heures d'arrivée et de départ claires et uniformes. Cette pratique simple mais efficace jette les bases d'un enregistrement précis du temps. L'uniformité de ces processus réduit les erreurs et favorise l'efficacité des projets.
Billdr PRO vous offre une application simple pour vous et vos employés afin de saisir les données de pointage de manière très simple.
Catégorisation des tâches
Après chaque quart de travail, nous encourageons les entrepreneurs généraux à catégoriser systématiquement les tâches de travail en catégories précises. Cette pratique fournit une ventilation détaillée de l'endroit où le temps est alloué, ce qui permet une meilleure allocation des ressources et une planification de projet améliorée.
Surveillance régulière
Surveillez régulièrement les feuilles de temps afin de corriger rapidement les erreurs. Une intervention rapide empêche l'accumulation d'erreurs, garantissant ainsi que les projets restent sur la bonne voie et respectent le budget.
Erreurs courantes à éviter
Enregistrement du temps incohérent
L'incohérence dans l'enregistrement du temps est une recette pour le désastre. Les entrepreneurs généraux doivent souligner l'importance d'un suivi constant des heures pour maintenir les échéanciers des projets et le contrôle financier.
Vos employés oublieront souvent d'enregistrer leurs heures d'arrivée ou de départ, vous voudrez donc vous équiper d'un outil qui envoie des rappels à tout le monde.
Entrées manquantes
Les entrées de temps manquantes peuvent faire des ravages dans la gestion de projet. Soulignez l'importance de l'exhaustivité des feuilles de temps pour vous assurer que toutes les heures travaillées sont comptabilisées, ce qui évite les surprises de dernière minute.
Manque de vérification
La fiabilité des feuilles de temps dépend des processus de vérification mis en place. Les entrepreneurs devraient instaurer une culture de vérification pour détecter rapidement les erreurs, favorisant ainsi une culture de responsabilité.
Avec Billdr PRO, nous avons mis en place un processus où vous pouvez examiner chaque entrée afin de l'approuver, de la rejeter ou de la modifier.
Erreurs Manuelles
Une dépendance excessive aux processus manuels de feuilles de temps favorise les erreurs. Adoptez la technologie pour automatiser le suivi du temps, réduisant ainsi le risque d'erreurs manuelles et favorisant l'efficacité.
Vous pouvez commencer à utiliser notre feuille de calcul Excel pour démarrer, mais nous vous suggérons d'utiliser notre logiciel de gestion de la construction Billdr PRO afin d'automatiser cette tâche.
Intégration des feuilles de temps à la paie
Rationalisation des processus de paie
L'intégration des feuilles de temps aux systèmes de paie rationalise l'ensemble du processus de paie. Cette intégration réduit la charge administrative, minimise les erreurs et garantit que les employés sont rémunérés avec précision et à temps.
Billdr PRO vous fournit des rapports hebdomadaires pour votre feuille de temps afin que vous puissiez avoir des données précises pour traiter la paie et synchroniser également toutes les données avec Quickbooks.
Avantages de l'automatisation
L'automatisation de la connexion entre les feuilles de temps et la paie apporte une myriade d'avantages. Les gains d'efficacité, la réduction des erreurs et l'amélioration de la conformité ne sont que quelques avantages qui contribuent au succès global de la gestion de la construction.
Billdr PRO prévoit d'intégrer un fournisseur de services de paie dans un avenir proche. En attendant, vous pouvez télécharger un fichier CSV chaque semaine contenant les données de la feuille de temps.
Conclusion
En conclusion, la maîtrise des feuilles de temps est une compétence fondamentale pour les entrepreneurs généraux. En mettant en œuvre les meilleures pratiques et en évitant les pièges courants, les entrepreneurs peuvent améliorer le contrôle des projets, assurer une paie précise et propulser leurs entreprises vers de nouveaux sommets de succès. Adoptez des solutions numériques comme notre logiciel de gestion de la construction Billdr PRO, établissez des procédures claires et favorisez une culture de précision pour libérer le véritable potentiel du suivi du temps dans la gestion de la construction.
